1. Introductie HTM vindt de privacy van haar externe en interne sollicitanten belangrijk. Wanneer een sollicitant solliciteert via www.werkenbijhtm.nl, verzamelt HTM informatie (persoonsgegevens, CV, motivatiebrief). Deze persoonsgegevens worden door HTM op een eerlijke en wettige wijze gebruikt; dit betekent dat HTM persoonsgegevens verzamelt en verwerkt conform de van toepassing zijnde privacywetgeving. Deze privacyverklaring is bedoeld om sollicitanten te informeren over de wijze waarop HTM de gegevens van sollicitanten verwerkt en is van toepassing op de wervings- en selectieactiviteiten van HTM. Deze privacyverklaring wordt van tijd tot tijd aangepast om aan veranderde wetgeving te blijven voldoen. Bezoek deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven van deze veranderingen, want aanpassingen worden niet van tevoren gemeld.

2. Doeleinden Persoonsgegevens die door de sollicitant aan HTM worden doorgegeven (gegevens van sollicitanten), worden uitsluitend door HTM gebruikt om een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces mogelijk te maken. HTM verwerkt de gegevens van sollicitanten alleen voor wervingsdoeleinden. De wervingsdoeleinden van HTM zijn:

1. het vergelijken van de gegevens van de sollicitant met de huidige vacatures bij HTM;

2. de communicatie van de wervings- en selectieprocedures van HTM;

3. contact opnemen met sollicitanten om sollicitatiegesprekken te plannen; het doorgeven van informatie aan sollicitanten over andere relevante vacatures;

4. indien het onderdeel is van de selectieprocedure: het doorgeven van informatie aan het bureau dat een assessment / psychologische / medische keuring afneemt; en

5. het analyseren van de tevredenheid van de sollicitanten over het wervings- en selectieproces.

Met “verwerken” wordt bedoeld: het verzamelen, registreren, bewaren, organiseren, overdragen, aanpassen, wijzigen, opzoeken, raadplegen, gebruiken, beperken, bekend maken door middel van verzending, verspreiding of op andere wijze, vergelijken, blokkeren, vernietigen en wissen van wervingsinformatie.

3. Gegevens van sollicitanten HTM verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten (vereist én optioneel) rechtstreeks of door middel van formulieren en/of aangehechte CV’s via www.werkenbijhtm.nl of de interne vacaturesite. HTM verzamelt en verwerkt ook gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail. Enkele voorbeelden van gegevens van sollicitanten zijn: contactgegevens van de sollicitant (naam, geslacht, adres, taal, etc.), opleiding van de sollicitant (scholing, cursussen, etc.) en arbeidsverleden (vroegere werkgevers, referenties, etc.). HTM verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie over sollicitanten, bijvoorbeeld gegevens die ras of etnische achtergrond, politieke of godsdienstige overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksuele geaardheid onthullen. Indien wegens bepaalde omstandigheden gevoelige informatie over een sollicitant wordt verzameld, vraagt HTM hiervoor uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van de sollicitant. Indien een sollicitant ongevraagd gevoelige persoonlijke informatie aan HTM verstrekt, geeft de sollicitant toestemming aan HTM om deze te gebruiken voor wervingsdoeleinden. De gegevens van sollicitanten die door HTM worden verzameld en verwerkt zijn adequaat, relevant en niet overbodig voor de specifieke doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt. HTM kan - als dat noodzakelijk is voor de betreffende functie - ook bepaalde screenings doen (zoals screening van het openbare social media-profiel van de sollicitant).

4. Openbaar maken van gegevens van sollicitanten HTM kan bepaalde gegevens van sollicitanten onthullen aan derde partijen die diensten aan HTM leveren. Bijvoorbeeld een assessment bureau, indien bij de uitvoering van deze diensten gegevens van sollicitanten moeten worden gebruikt en/of gecreëerd voor de uitvoering van het werving- en selectieproces. HTM verkoopt en verhandelt géén gegevens van sollicitanten aan enige derde partij. HTM kan krachtens van toepassing zijnde wetten worden verplicht, bepaalde gegevens van sollicitanten te onthullen aan derden, bijvoorbeeld de bevoegde opsporingsautoriteiten.

5. Het bewaren van gegevens van sollicitanten HTM verwijdert de gegevens van sollicitanten en alle identificerende kenmerken uit haar database uiterlijk 365 dagen na het moment van solliciteren via het sollicitatieformulier bij de vacatures op www.werkenbijhtm.nl. De sollicitant heeft ten alle tijden de mogelijkheid een correctieverzoek of verwijderingsverzoek in te dienen, dit kan met de link in de bevestigingsmail van de sollicitatie.

Indien de sollicitant een afwijkende bewaartermijn voor de sollicitatie wil aanhouden kan de sollicitatie ingediend worden per mail via werving@htm.nl.

6. Beveiliging HTM maakt gebruik van een aantal technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van de gegevens van sollicitanten te waarborgen. HTM heeft beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om de opgeslagen gegevens van sollicitanten te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging, onwettige of abusievelijke vernietiging en/of verlies. HTM tracht zoveel als financieel en technisch mogelijk haar beveiligingsprocedures uit te breiden naarmate nieuwe technologieën beschikbaar worden. De toegang tot gegevens van sollicitanten is beperkt tot personeelsleden van HTM die betrokken zijn bij de wervingsactiviteiten van HTM. HTM personeelsleden zijn verplicht om de privacy te respecteren van sollicitanten die de website van HTM bezoeken en om de gegevens van sollicitanten confidentieel te houden. HTM zorgt voor adequate beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de handmatige en elektronische verwerking van de gegevens van sollicitanten en ter voorkoming van eventueel misbruik ervan. HTM waarborgt ook (contractueel) dat derde partijen en bedrijfsonderdelen die namens HTM gegevens van sollicitanten verwerken, adequate maatregelen treffen conform de wettelijke eisen.

7. Rechten De sollicitant heeft het recht om zijn persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft de sollicitant het recht te verzoeken om beperking van de verwerking van zijn persoonsgegevens, alsmede het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laatste betekent dat de sollicitant een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die HTM van hem verwerkt in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en/of deze aan een door de sollicitant genoemde organisatie over te dragen. Wil de sollicitant een beroep doen op een van de rechten, kan hij zijn verzoek daartoe sturen naar: gegevensbescherming@htm.nl. Om misbruik te voorkomen kan HTM alvorens tot behandeling van het verzoek over te gaan de sollicitant verzoeken om zichzelf te identificeren door een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan HTM te sturen. Scherm in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer af. Hiervoor kan bijvoorbeeld de “KopieID-app” van de overheid gebruikt worden. Dit ter bescherming van de privacy van de sollicitant. HTM reageert zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand, op het verzoek. Als de sollicitant een klacht heeft over de verwerking van zijn persoonsgegevens, dan helpen wij de sollicitant uiteraard graag verder. Mocht de sollicitant er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan wijzen wij op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de navolgende link.

8. Contact Deze contactinformatie kan alleen worden gebruikt voor vragen in verband met privacy. Informatie over vacatures bij HTM of andere vragen die niet over privacy gaan, worden niet beantwoord. Stuur jouw vragen en opmerkingen over dit privacy statement of over de manier waarop HTM gegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt naar: gegevensbescherming@htm.nl.